時間管理については、コーチングでもよく取り上げられるテーマです。
時間管理と一口に言っても、「抜本的に見直したい場合」と、「緊急・重要事項が一杯になりどこから手をつけていいかわからない場合」の大きく２つに分けられます。
２番目の「緊急・重要事項が一杯になりどこから手をつけていいかわからない場合」
例えば、
・ただでさえ忙しいのに、大きなプロジェクトが急に入ってきて、どこからどう手をつければいいかわからない
・あれもやりたい、これもやらなきゃ、段取りは・・と頭の中がパンクしそう
・焦るばかりで空回りしてしまい、何も進まない
・人に任せたり、助けてもらったりしながら精一杯やってるのに、もうこれ以上は無理・・ etc.
こんな時どうすればいいでしょうか？
コンサルタントKさん教示のシンプルな方法
かつて私も父が亡くなった直後、あれもこれもとやることが山積みになり、どこからどう手をつけていいかわからなくなったことがあります。
その時、たまたまコンサルタントKさんの方から教えてもらった方法をご紹介します。
とてもシンプルな方法ですが、やってみると、スッキリとした感覚が得られ、焦りが消えて、「やれそう、やろう！」と思えてきます。
1.To Doのリストアップ
まずポストイット一枚にto doを一つ書いて、これ以上、思いつかないというくらい頭の中からto doを外に出していきます。
Aさん曰く、
「研修会場でこれをやってもらうと、大抵２０分くらいしたら皆さん顔をあげて ”もう書くことない” という顔をされます。
ですが、”まだまだあるはずです。休憩をとりながらで構いませんので、続けてください”とお伝えします。
すると、段々と頭が働き出して、集中してどんどん書き出すモードに入ります。これを１時間くらいやるんです」
１時間も黙々とポストイット一枚にto do一つを書き出していくと、それだけでスッキリしてきます。
2. 時系列で分ける
コピー用紙を６枚準備して、
（大判のノートの６ページでも構いません）
１）１週間以内
２）２週間以内
３）１ヶ月以内
４）３ヶ月以内
５）６ヶ月以内
６）1年以内 と分け、
ポストイットをそれぞれのカテゴリーに貼り付けます。
３. 最優先事項を見極める
各用紙に貼り付けられているto doを見ながら、80:20のパレートの法則を使って、最優先事項とそれ以外に分けていきます。
以上がKさんから教えてもらった方法です。
まとめ
やること自体はシンプルですが、やっているうちに頭の中がどんどん整理されていきます。
私が実際にやったとき、to doは確かに山のように感じるくらい多かったのですが、最初の１週間の最優先事項は５つほどしかなく、「なんだ、今週はまずこれをやれば大丈夫だ」とホッとすることができました。
慣れてくると、この作業をエクセルでやることもできますが、最初は体感するために、ポストイットと紙を使うのがお勧めだそうです。
Kさんは時間管理の研修を何度もやっていくうちに「これが一番効果があると確信した」とおっしゃっていました。
当時の私は、to doの多さに圧迫感を感じていたので、少々時間がかかってもやろうと覚悟を決めて取り掛かりました。
やってみると、まずリストアップした時点でスッキリし、時系列で整理することで頭の中が落ち着いてきて、最優先事項は何かが明確になったら、あとは着々とやるだけだと思えました。
緊急・重要事項でいっぱいいっぱいになっているなら、試してみられませんか。
一度やると、そのあとは１週間ごとに同じことをやっても時間は掛からなくなります。
