緊急・重要事項が一杯、どこから手をつけていいかわからないときの時間管理の方法

時間管理については、コーチングでもよく取り上げられるテーマです。

時間管理と一口に言っても、「抜本的に見直したい場合」と、「緊急・重要事項が一杯になりどこから手をつけていいかわからない場合」の大きく2つに分けられます。

2番目の「緊急・重要事項が一杯になりどこから手をつけていいかわからない場合」

例えば、

・ただでさえ忙しいのに、大きなプロジェクトが急に入ってきて、どこからどう手をつければいいかわからない
・あれもやりたい、これもやらなきゃ、段取りは・・と頭の中がパンクしそう
・焦るばかりで空回りしてしまい、何も進まない
・人に任せたり、助けてもらったりしながら精一杯やってるのに、もうこれ以上は無理・・   etc.

こんな時どうすればいいでしょうか?

時間管理 緊急・重要事項

コンサルタントKさん教示のシンプルな方法

かつて私も父が亡くなった直後、あれもこれもとやることが山積みになり、どこからどう手をつけていいかわからなくなったことがあります。

その時、たまたまコンサルタントKさんの方から教えてもらった方法をご紹介します。

とてもシンプルな方法ですが、やってみると、スッキリとした感覚が得られ、焦りが消えて、「やれそう、やろう!」と思えてきます。


1.To Doのリストアップ

まずポストイット一枚にto doを一つ書いて、これ以上、思いつかないというくらい頭の中からto doを外に出していきます。

Aさん曰く、

「研修会場でこれをやってもらうと、大抵20分くらいしたら皆さん顔をあげて ”もう書くことない” という顔をされます。

ですが、”まだまだあるはずです。休憩をとりながらで構いませんので、続けてください”とお伝えします。

すると、段々と頭が働き出して、集中してどんどん書き出すモードに入ります。これを1時間くらいやるんです」

1時間も黙々とポストイット一枚にto do一つを書き出していくと、それだけでスッキリしてきます。

2. 時系列で分ける

コピー用紙を6枚準備して、
(大判のノートの6ページでも構いません)

1)1週間以内
2)2週間以内
3)1ヶ月以内
4)3ヶ月以内
5)6ヶ月以内
6)1年以内  と分け、

ポストイットをそれぞれのカテゴリーに貼り付けます。

3. 最優先事項を見極める

各用紙に貼り付けられているto doを見ながら、80:20のパレートの法則を使って、最優先事項とそれ以外に分けていきます。

以上がKさんから教えてもらった方法です。


まとめ

やること自体はシンプルですが、やっているうちに頭の中がどんどん整理されていきます。

私が実際にやったとき、to doは確かに山のように感じるくらい多かったのですが、最初の1週間の最優先事項は5つほどしかなく、「なんだ、今週はまずこれをやれば大丈夫だ」とホッとすることができました。

慣れてくると、この作業をエクセルでやることもできますが、最初は体感するために、ポストイットと紙を使うのがお勧めだそうです。

Kさんは時間管理の研修を何度もやっていくうちに「これが一番効果があると確信した」とおっしゃっていました。

当時の私は、to doの多さに圧迫感を感じていたので、少々時間がかかってもやろうと覚悟を決めて取り掛かりました。

やってみると、まずリストアップした時点でスッキリし、時系列で整理することで頭の中が落ち着いてきて、最優先事項は何かが明確になったら、あとは着々とやるだけだと思えました。

緊急・重要事項でいっぱいいっぱいになっているなら、試してみられませんか。

一度やると、そのあとは1週間ごとに同じことをやっても時間は掛からなくなります。

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