「リモートワークになってから、1日中会議」を改善したい 事例紹介

スケジューリングに関して、最近、こんな言葉をよく聞きます。

  • リモートワークになってから、1日中会議が入ってる 1日で会議が5つということもザラ
  • スケジュール帳は予定でいっぱいだけど、予定に振り回されてる感じがする
  • スケジュールを社内で公開していてどんどん隙間に予定が入ってくる 計画を立てたり考察する時間がなかなか取れない  etc.

本来エネルギーを注ぎたい分野が疎かになり、大切なことをやれていない焦りを感じている人が少なくないようです。

最優先事項を明確にする

先日、7つの習慣(R)実践会を開催しました。

テーマは「第3の習慣 最優先事項を優先する」。

第3の習慣を読むと、「いかに効率よく時間を使うか」ではなく、「いかに効果的に生きるか」について書いてあることがわかります。

最優先事項 第3の習慣

”自分自身を効率よく動かすのではなく、自分自身が効果的に生きることが何より重要である”

”緊急な用事が「良い」ものであっても、それを端から受け入れていたら、あなたにとって「最良」のものに手が回らなくなる。あなたにしかできない貢献ができなくなるのである”

あなたにとって最良のもの、最優先事項は何でしょうか。そもそもこれがわかっていないと最優先事項を優先することはできないので、まずここをよく考えることが出発点になります。

例えば、

  • リーダーとしてこれからの方針を決めること
  • 家族との時間
  • 健康を維持するための運動や睡眠
  • 部下を育成する時間
  • 読書する時間  など

最優先事項を明確にすることができれば、スケジューリングの組み方が変わってきます。

事例紹介1

営業部長のAさんは、会議が多くて自分の時間が取れないことに不満と不安を感じていました。

  • 部長としてこれからのことを考える時間をもっと取りたい
  • 早めに就寝する生活に切り替えて、健康的なライフスタイルにしたい
  • 専門誌、業界紙にもっと目を通したい

そこで、Aさんは、全ての会議の開催者と出席の必要性について話し合ってみました。

話し合ってみると、「出席してもらっていると安心なのでお願いしていた。後で議事録と共に報告するようにします」となった会議があり、その会議の時間を最優先事項に使えるようになったと喜んでおられました。

会議だけでなく今まで当たり前にやっていた仕事の一つ一つを検討することもしていった結果、時間に余裕が生まれ、考察する時間、家族との時間を以前より取れるようになりました。

事例紹介2

今回の実践会の参加者の中に、仕事が立て込み、優先順位を改めて考え直された方がいます。

”『7つの習慣』の挿話を思い出して、挿話と同じように自分の状況を説明して、仕事の一部をデリゲーションしてみました。

また、「効果的に」(=自分にしかできないこと)に重きを置いて考えると、自然と業務の取捨選択ができ、燃えるような「YES」で断ることができるようになりました”

近況を報告する彼女の顔は明るく、変化を起こせた嬉しさが伝わってきました。

まとめ

自分の進みたい方向へ舵を切り、自分自身を効果的にマネジメントしたい方へ

スケジューリングのやり方そのものを「第3の習慣」の下記の視点で再考してみませんか。変えられることがあることがきっと見えてきます。

  • 自分の時間と人生を効果的にマネジメントする方法は、バランスよく優先順位をつけ、それを実行することだ
  • 自分にとって一番重要なこと、もっとも大切にするべきことを決めたら、それ以外のことには勇気を持って、明るくにこやかに、弁解がましくなく「ノー」と言えなければならない
  • 人に効果的に任せることができれば自分の能力を何倍にも生かせる。個人であれ組織であれ、デリゲーションこそが成長をもたらす。
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